5 Top Tipps für die Einführung eins Vendor Management Systems

In Zeiten von immer schneller wechselnden Anforderungen, verteilten Belegschaften (z. B. immer ein Teil der Mitarbeiter im Homeoffice) sowie komplexen Anforderungen an die Fähigkeiten von externen Mitarbeitern, kommen Unternehmen mit E-Mail, Word und Excel schnell an organisatorische und prozessuale Grenzen bei der Beschaffung von externen Mitarbeitern und Dienstleistungen.

Diese können durch die Einführung eines professionellen Tools / eines Vendor Management Systems (VMS) überwunden werden, um so die Bedarfe effizient zu decken.
Jedoch scheuen sich viele Firmen vor einer Einführung eines VMS-Tools, weil sie die Tools an sich sowie das Einführungsprojekt für zu komplex, aufwendig und teuer halten.

Der folgende Beitrag soll einen Überblick geben, was bei der Einführung eines VMS-Tools zu beachten ist und Hilfestellungen für die Organisation und Durchführung eines entsprechenden Projektes geben.

1. Auswahl der richtigen Partner

Vor dem Start eines solchen Projektes ist es wichtig entsprechende Realisierungspartner zu finden. An erster Stelle steht hier der Anbieter des VMS-Tools.

Nicht nur technologische Gesichtspunkte sollten bei der Auswahl des Anbieters / des Tools eine Rolle spielen, sondern auch eine detaillierte Analyse inwieweit die funktionalen und prozessualen Anforderungen ihres Unternehmens durch das Tool abgedeckt werden.

Des Weiteren muss man sich bewusst sein, dass man eine langjährige Partnerschaft eingeht und daher einen Anbieter auswählen muss, der schnell und flexibel auf die sich stetig ändernden Anforderungen, z.B. in der deutschen (Leiharbeiter-)Gesetzgebung reagiert und die Lösung pro-aktiv weiterentwickelt.

Zuletzt sollte man bei der Wahl auch auf die Service und Support Leistung achten – sowohl bei der Implementierung als auch darüber hinaus bei der fortlaufenden Betreuung des Programms.
Ein weiterer externer Realisierungspartner kann ein Managed Service Provider (MSP) sein, wenn man den Beschaffungsprozess ganz oder teilweise an eine Personalagentur outsourcen möchte.

Wichtig sind auch die internen Partner im Projekt. Hierzu zählen neben der Personalabteilung und den anfordernden Fachbereichen beispielsweise der Betriebsrat und der Finanzbereich.

2. Die Einführung des VMS organisieren und strukturieren

Für die Strukturierung und Organisation des Projektes ist es wichtig die spätere Aufbauorganisation im Unternehmen zu berücksichtigen und diese in der Projektorganisation abzubilden. Nur wenn die Aufgaben- und Rollenverteilung für den späteren Betrieb definiert sind, können entsprechende Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt und somit in ihre zukünftigen Aufgaben und Prozesse involviert werden.

Themen wie z. B. die Stammdatenpflege, die zunächst wenig Beachtung finden, werden spätestens zur Systemeinführung von höchster Priorität sein und einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg des Projektes haben. Es ist also wichtig sich vor dem Start des Projektes mit solchen Detailfragen zu beschäftigen und die Projektorganisation entsprechend aufzusetzen.

Die Parametrisierung und Einführung eines VMS-Tools wird in enger Zusammenarbeit mit dem Toolanbieter durchgeführt. Auch dieser besetzt auf seiner Seite entsprechende Rollen.

Wichtig ist, dass es auf allen Seiten – Tool-Anbieter, Unternehmen und ggf. MSP – gleichberechtigte Projektleiter gibt, um den Erfolg des Projektes intern sowie extern zu garantieren. Im Projektteam müssen die Rollen ebenfalls paritätisch besetzt und definiert werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Prozesse übergreifend und ganzheitlich betrachtet und im VMS-Tool abgebildet werden. Auch in den Kontrollgremien (Steering Committee) müssen alle am Projekt beteiligten Einheiten vertreten sein.

3. Die Auswahl eines VMS Anbieters

Die Auswahl des Tool-Anbieters erfolgt in der Regel durch einen detaillierten Evaluierungsprozess. D. h. es wird im Unternehmen – zusammen mit allen o. g. Stakeholdern – ein Anforderungskatalog erstellt und dieser im Rahmen des Sichtungsprozesses der Anbieter, mit den Funktionen und Prozessen des Tools abgeglichen. Die Tool-Anbieter stellen dabei in Demo-Sessions ihr Tool und die darin abgebildeten Standardprozesse vor und wenn möglich gehen sie auch auf Besonderheiten im Anforderungskatalog ein.

Das anfordernde Unternehmen muss dann den Deckungsgrad zwischen Anforderung und Angebot bewerten. In diesen Bewertungsprozess sind wiederum alle Stakeholder einzubeziehen. Es muss gewährleistet werden, dass die Stakeholder eine aktive und verantwortungsvolle Rolle einnehmen und nicht nur „Beobachter“ sind.

Ganz wichtig ist, dass im Rahmen des Evaluierungsprozesses auch unternehmensinterne und externe Vorschriften wie Datenschutzgrundverordnung, Unternehmensrichtlinien und Betriebsordnungen sowie Betriebsvereinbarungen Berücksichtigung finden.

Grundsätzlich ist dabei zu beachten: Man sollte sich nicht vom Anbieter in festgeschriebene Standardprozesse zwingen lassen, noch sollte man versuchen die alten manuellen Prozesse im neuen Tool eins zu eins abzubilden. Gemeinsam mit dem Anbieter sollten die neuen Wunschprozesse formuliert werden – unter Einbeziehung der neuen Möglichkeiten, die eine solche Technologie ermöglicht. Eine partnerschaftliche konsultative Beziehung ist auch hier wieder wichtig.

4. Projektplan zur Implementierung eines VMS

Ist ein Tool-Anbieter ausgewählt worden und die vertraglichen Details – ggf. auch mit dem MSP – unter Dach und Fach, muss entsprechend intern und extern kommuniziert werden. Neben den Inhalten des Projektes und den mit dem Projekt verfolgten Zielen muss transparent gemacht werden, wer daran beteiligt ist und wer welche Rolle und Verantwortung trägt. Dazu gehört auch ein grober Zeitplan, der idealerweise mit den beteiligten Ressourcen im Vorfeld abgestimmt wird.

Den Projektleitern obliegt nun die Detailarbeit, d. h. die Erstellung eines detaillierten, übergreifenden Projektplanes und die Abstimmung mit den am Projekt beteiligten Ressourcen.

Die Komplexität dieses Projektplanes hängt vom Grad der geleisteten Vorarbeiten ab. Wurde vor der Auswahl der Toolanbieter / dem RFP-Prozess eine Spezifikation erstellt, so kann sie Basis für den Projektplan sein. Wurde sie nicht oder nur sehr grob erstellt, muss eine entsprechende Phase eingeplant werden. Bereits jetzt sollte dabei berücksichtig werden, dass diese Spezifikation Basis für spätere Tests und Abnahmen sein sollte.

Auf jeden Fall muss zu diesem Zeitpunkt die Spezifikation überprüft und ggf. detailliert werden. Wichtig ist, dass alle Prozesse und organisations- bzw. systemübergreifende Workflows detailliert beschrieben und mit den Tätigkeiten der Systemnutzer abgeglichen werden. An dieser Stelle können auch unternehmensinterne Zugriffs- und Sicherheitskonzepte (Single-Sign-On, Passwort-Regelungen, etc.) berücksichtig werden.

Auf Basis dieser Spezifikation erfolgt die Umsetzung durch den Tool-Anbieter.

5. Testen der Prozesse mit einem VMS

Im folgenden Schritt wird die Spezifikation durch umfangreiche Tests von den Usern (Fachbereich, HR, Betriebsrat, ggf. MSP, etc.) abgenommen. Auch hier gilt das Hauptaugenmerk wieder den system- und organisationsübergreifenden Prozessen. So kann es sein, dass Schnittstellen zu Systemen geschaffen werden, die das VMS-Tool mit Stammdaten und abrechnungsrelevanten Daten versorgt.

Es wird deutlich: Je komplexer die Prozesse sind, desto aufwendiger ist das Testen.
Unabhängig davon muss sich das Projektleitungsteam rechtzeitig mit der Frage beschäftigen, wie der Rollout erfolgen soll. Wichtig ist dabei die Betrachtung und Analyse des Ist-Zustandes.

Wird im Unternehmen ein vollkommen neuer Einkaufsprozess aufgebaut, so kann man entscheiden, ob der Prozess zunächst nur mit einem Fachbereich, einem Lieferanten oder einer Lieferantengruppe gestartet wird.

Migriert man allerdings einen bestehenden Prozess, wechselt von einem Tool-Anbieter auf einen neuen Anbieter, oder wird der MSP gewechselt, gestaltet sich diese Projektphase deutlich komplexer. Hier ist zu entscheiden, ob ein harter oder softer Umstieg erfolgt, d. h. migriert man alle laufenden Beauftragungen oder startet man nur auf Basis neuer Beauftragungen. Die Entscheidung bedarf einer detaillierten Analyse (z. B. Kosten für Systeme, MSP, etc.) und Risikoabwägung (Lieferantentreue, Maverick-Buying durch die Fachbereiche, etc.).

Wichtig ist, dass sich alle Beteiligten am Ende des Projektes in der Handhabung des Tools zurechtfinden und eine hohe Userakzeptanz zu verzeichnen ist.

Zusammenfassend lässt sich feststellen:

• Je näher sich die Einkaufsprozesse für externe Mitarbeiter am Toolstandard bewegen, desto einfacher verläuft die Integration eines VMS-Tools.
• Die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder ist eine wesentliche Komponente des Projekterfolges.
• Je mehr Arbeit in die Erstellung eines Anforderungskataloges gesteckt wird, desto einfacher gestalten sich die nachfolgenden Prozesse.

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