Compliance und Qualität bei der Beschaffung von externen Mitarbeitern
Eine Umfrage mit dem BME unter Einkäufern, Personalern und Fachbereichsleitern hat gezeigt, dass Compliance und Qualität beim Einsatz externer Mitarbeiter höchste Priorität haben. Allerdings gaben weniger als die Hälfte der Befragten an, die genaue Anzahl ihrer Zulieferer zu kennen und nur die Hälfte aller Firmen, die jährlich 10 Mio. EUR oder mehr für externe Personalleistungen ausgeben, haben ein Vendor Management System (VMS) oder Managed Service Provider (MSP) im Einsatz.
Der folgende Artikel erläutert, wie moderne Technologie in Form eines VMS
- Transparenz schafft,
- Compliance Risiken vermeidet,
- die Effizienz im Unternehmen steigert und
- die Qualität externer Mitarbeiter sicherstellt.
Mit Transparenz zu Compliance
Nur wer über die notwendige Transparenz verfügt weiß, mit welchen Lieferanten ANÜ-, Dienst- oder auch Werkverträge geschlossen wurden und welche externen Mitarbeiter sich wo im Unternehmen befinden.
Dies ist eine Grundvoraussetzung, um sicherzustellen, dass man die gesetzlichen Rahmenbedingungen in dieser Beschaffungskategorie beachtet und einhält.
Ein VMS unterstützt Sie dabei über den kompletten Lebenszyklus hinweg von der Anforderung, über die Auswahl der Kandidaten, die Vertragsverhandlung, das On- und Offboarding und automatisiert die Zeiterfassung und Abrechnung.
Mit einem VMS wird ein zentraler, abteilungsübergreifender Prozess aufgesetzt, der sowohl externe als auch unternehmensinterne Vorgaben und Vorschriften berücksichtigt und den Einsatz von externen Mitarbeitern lückenlos dokumentiert.
Wichtige Fragen, die mit einem VMS beantwortet werden, sind z.B.:
- Wie viele externe Mitarbeiter sind im Unternehmen im Einsatz und an welchen Standorten (möglicherweise in verschiedenen Ländern)?
- Welchen Zugang haben externe Mitarbeiter zu Ihren Einrichtungen, Systemen und Produkten?
- Wie stellen Sie sicher, dass diese Zugänge mit Abschluss des Auftrages eingestellt werden?
- Welche (unternehmenskritische) Aufgaben und Projekte werden durch externe Mitarbeiter erledigt?
Die Einhaltung von Ihnen bestimmten Kriterien, wie z. B. die maximale Verweildauer eines Zeitarbeiters in Ihrem Unternehmen, wird Ihnen entweder automatisch X Tage vor Erreichen des Zeitpunktes oder als Ergebnis einer ad-hoc-Anfrage vom Tool zur Verfügung gestellt und Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
Sie können Berichte dahingehend automatisieren, dass Ihre Manager und Stakeholder daran erinnert werden, den Mitarbeiterstatus in regelmäßigen Abständen oder bei der Erneuerung, der Verlängerung oder der Änderung von Verträgen erneut zu überprüfen.
Mit effizienten Prozessen und Datenanalyse zu qualitativ hochwertigen Fachkräften
Durch den Einsatz eines VMS wird nicht nur die Transparenz in dieser Einkaufskategorie erhöht, sondern auch die Möglichkeit gegeben, die damit verbundenen Kosten fachgerecht und zeitnah zu analysieren und zu berichten. Da alle Lieferanten und externen Mitarbeiter in einem Tool verwaltet werden, kann die Qualität von Lieferanten und Mitarbeitern kontrolliert und verglichen werden.
Im VMS ist sofort ersichtlich, zu welchen Preisen externe Mitarbeiter eingestellt werden, ob diese Preise marktkonform sind und in welchen Bereichen die Mitarbeiter hauptsächlich tätig sind. Anhand der Daten können Sie auch feststellen, welcher Anbieter regelmäßig die besten Kandidaten liefert oder wer z.B. am schnellsten Kandidaten zur Verfügung stellt.
Darüber hinaus können Sie über den Einsatz eines VMS eigene Qualitätsmerkmale bezüglich Ihrer Lieferanten und externen Mitarbeiter pflegen und auswerten und somit immer wieder auf die Lieferanten und Mitarbeiter zurückgreifen, mit denen sie die besten Erfahrungen gemacht haben.
Effiziente und systemunterstützte Prozesse helfen allen am Beschaffungsprozess beteiligten Personen dabei, flexibel und agil auf Anforderungen zu reagieren und Stellen schneller und mit hochwertigen Kandidaten zu besetzen.
Fazit und weitere Informationen zum Thema VMS
Nur wer einen kompletten und durchgängig transparenten Überblick über alle in seinem Unternehmen eingesetzten externen Mitarbeiter hat, kann Compliance-Risiken minimieren und Verstöße gegen Gesetzesauflagen vermeiden. Ein VMS als zentrales System bietet genau diese Visibilität und kann zusätzlich durch effiziente Prozesse und Datenanalyse dabei helfen, die Qualität Ihrer Lieferanten und externen Mitarbeiter zu kontrollieren und verbessern.
Weitere Vorteile von VMS und was Sie bei der Auswahl eines VMS Anbietern beachten sollten, lesen Sie in unseren Blog Der große Guide zu Vendor Management Systemen (VMS).
Wenn Sie sich in einem kurzen Gespräch mit Beeline zum Thema VMS austauschen möchten, kontaktieren uns bitte hier.
