Externe Arbeitskräfte sind ein Bestandteil der Gesamtstrategie von Unternehmen zur Beschaffung von Fachkräften. Dies macht die Planung von externen Arbeitskräften zu einer Kernkompetenz des strategischen Personalmanagements.
Der kurzfristige Zugriff auf Fachkräfte für Projektarbeiten, die Sicherung zusätzlicher Kapazitäten in Stoßzeiten oder auch der Einsatz von externen Arbeitskräften als Teil eines Risikomanagementkonzepts bieten zahlreiche Vorteile.
Aber woher wissen Sie, wie viele externe Arbeitskräfte Sie in drei Jahren oder auch nur in drei Monaten benötigen werden? Das gilt insbesondere für den „neuen Normalzustand“ während der Pandemie und ihre Nachwirkungen. Wie können Sie die richtigen Fachkräfte zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis finden?
Verständnis Ihrer externen Arbeitskräfte
Ein guter Ausgangspunkt für die Entwicklung einer Strategie und eines Plans ist ein Rückblick. Wenn Sie in der Vergangenheit bestimmte Rollen extern besetzt haben und sich dieses Muster Jahr für Jahr wiederholt, ist es wahrscheinlich, dass Sie ähnliche Bedarfe haben werden.
Hier ein einfaches Beispiel: Nehmen wir an, Sie beschäftigen in mehreren chemischen Anlagen externe Schweißer, die Rohrleitungen warten. Vorausgesetzt Sie haben einen guten Einblick auf historische Daten, können Sie den bisherigen Einsatz solcher Schweißer in Ihrem Unternehmen genau überprüfen. Wenn die Produktion stabil ist, Ihre Wartungspläne umgesetzt werden und keine größeren Ausfälle geplant sind, können Sie ziemlich sicher mit einem ähnlichen Bedarf an externen Arbeitskräften rechnen.
Bauen Sie neue Anlagen? Sie oder Ihre Subunternehmer können für einen Bedarfsanstieg planen. Es gibt jedoch einen Vorbehalt. Markt- bzw. globale Ereignisse wie die globale Finanzkrise im Jahr 2008 und die Coronavirus-Pandemie im Jahr 2020 zeigen, dass dieser Ansatz nicht isoliert angewendet werden sollte. Fluggesellschaften konnten den Bedarf an externen Arbeitskräften bis zum März 2020 genau vorhersagen. Danach leerte sich der Himmel. Es ist also unklug, sich ausschließlich auf historische Daten zu verlassen.
Laufende und neue Geschäfte – Was sieht der Geschäftsplan für die nächsten drei Jahre vor?
Natürlich verfügt Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation über einen strategischen Geschäftsplan, der neben bereits gebuchten Aufträgen auch die Prognosen Ihrer Kollegen aus den Bereichen Vertrieb, Marketing und Finanzen umfasst. Der Geschäftsplan wird auch die benötigten operativen Ressourcen umfassen, zu denen auch die Personalabteilung und Personalplanung gehören.
Sie können die historischen Daten Ihrer bisherigen Ressourcen für bestimmte Leistungen zusammen mit den Prognosen des Geschäftsplans verwenden, um ein einigermaßen genaues Bild der längerfristig erforderlichen Ressourcen zu erhalten. Die bereits gebuchten Aufträge können sich dabei über das nächste Jahrzehnt erstrecken, und sofern kein hohes Stornierungsrisiko besteht, ist der Bedarf ziemlich sicher.
Aber auch hier gibt es einen Vorbehalt. Für den Teil der Planung, der nicht auf den bereits gebuchten Aufträgen beruht, oder wenn Ihr Unternehmen sehr taktisch arbeitet, haben Sie weniger Sicherheit. Möglicherweise sind Sie von Prognosen aus anderen Bereichen des Unternehmens abhängig. Und verstehen Sie die Annahmen, die diesen zugrunde liegen?
Nutzung von Daten und Analysen für Prognosen
Ein weiterer Schritt ist die Verwendung verschiedener statistischer Instrumente zur Vorhersage des wahrscheinlichen Bedarfs an externen Mitarbeitern. Dies hängt zum Teil von historischen Daten ab, so dass der oben erwähnte Vorbehalt bei Marktschocks zu beachten ist.
Es hängt auch davon ab, dass Sie Zugang zu qualitativ hochwertigen Daten über die Anzahl der Arbeitsplätze, die Art der Qualifikationen und andere Daten haben, die für Ihre Branche oder Ihr Unternehmen spezifisch sind.
Wenn die Antwort „Ja“ lautet und Sie über granulare Zeitreihendaten verfügen, können Sie statistische Modellierungswerkzeuge nutzen. Dazu gehören Ansätze wie einfache und multiple lineare Regression, gleitende Durchschnitte und die Box-Jenkins-Methode/„Auto Regressive Integration Moving Average“ (ARIMA).
Mit einem Vendor Management System langfristige Pläne erstellen
Die oben erläuterten Ansätze zur Entwicklung eines langfristigen Plans für externe Arbeitskräfte hängen von mehreren Faktoren ab.
Dazu gehören:
- Sichtbarkeit Ihrer externen Arbeitskräfte innerhalb Ihres Unternehmens
- Granularität, d. h. detaillierte Aufzeichnungen darüber, wen Sie eingestellt haben, was diese Arbeiter wo und zu welchen Kosten tun, von welchem Anbieter sie kommen usw.
- Qualität und Genauigkeit, denn langfristige Pläne, die auf minderwertigen Datensätzen mit fehlenden Feldern oder schlichtweg falschen Daten beruhen, sind nicht nur nutzlos, sondern können auch zu Ressourcenmangel, falschen Fähigkeiten, dem falschen Preis und dem falschen Standort führen.
Woher kommen also Ihre Daten? Ein Vendor Management System erfasst all diese Daten, und Sie können von Business-Intelligence-Funktionen (BI) profitieren, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) können Sie sogar noch mehr Erkenntnisse gewinnen, um die Vorteile von Big Data nutzbar zu machen.
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