Der große Guide zu Vendor Management Systemen (VMS)

Externe Mitarbeiter und Dienstleistungen mit einem Vendor Management System (VMS) verwalten

Wann wird ein Vendor Management System (VMS) eingesetzt?
Fünf Vorteile eines VMS – Im Einkauf sowie im Personal Bereich
Den richtigen VMS Anbieter auswählen
VMS-Checkliste und wichtige Fragen

Wann wird ein Vendor Management System (VMS) eingesetzt?

Durchschnittlich 43% der gesamten Belegschaft eines Unternehmens bestehen heute aus externen Arbeitskräften wie Zeitarbeitern, Leiharbeitern (Arbeitnehmerüberlassungen), Freelancern, anderen externen Mitarbeitern sowie Leistungen in Form von Dienst- und Werkverträgen – dieser Prozentsatz hat sich in den letzten zehn Jahren mehr als verdoppelt. Zu den Hauptgründen für den Einsatz von Fremdpersonal gehören der Zugang zu spezialisierten Talenten und Fähigkeiten, Erweiterung des Fachkräftepools und die schnelle Bereitstellung.

Während fest angestellte Mitarbeiter in der Regel über eine Enterprise Softwarelösung verwaltet werden, fehlt im Bereich der externen Personaldienstleistungen oft ein zentrales System, das die verschiedenen Arbeiterkategorien und Dienstleistungen von einer Vielzahl an Anbietern in einer Lösung verwaltet. Könnten Sie die folgenden Fragen zu Ihrem Fremdpersonal und externen Dienstleistungen problemlos beantworten?

• Wie viele externe Mitarbeiter beschäftigen Sie? Wie viele Lieferanten?
• Wie viel Prozent Ihrer externen Mitarbeiter beziehen Sie über Ihre bevorzugten Lieferanten?
• Wer hat Zugang zu Ihren Gebäuden, Anlagen oder Netzwerken? An welchen Standorten?
• An welchen unternehmenskritischen Projekten ist Fremdpersonal im Einsatz?
• Sind Ihre Raten wettbewerbsfähig oder zu niedrig/hoch?
• Können Sie vollständige Compliance sicherstellen?

Falls Sie Schwierigkeiten bei der Beantwortung der Fragen haben oder keine genauen Angaben machen können sind Sie nicht alleine und bei diesem Artikel genau richtig.

Ein VMS kann Ihnen nämlich die nötigen Einblicke in Ihre externen Personalressourcen verschaffen.

Fünf Vorteile eines VMS – Im Einkauf sowie im Personal Bereich

Die Beschaffung und Verwaltung externer Mitarbeiter sowie Dienst- und Werkverträge liegt in der Regel entweder im Verantwortungsbereich des Einkaufs oder teilweise in der Personalabteilung.
Die Ziele und Vorteile eines gut gemanagten ‘Contingent Workforce Programms’ sind jedoch meist dieselben.

1 | Kosteneinsparungen bei externen Personal- und Dienstleistungen

Ausgaben für externe Mitarbeiter gehören in vielen Unternehmen zu den größten Kostenstellen.
Zudem wird ein Großteil der externen Mitarbeiter bei der Finanzplanung, Prognose und Budgetplanung nicht berücksichtigt.
Das bedeutet, dass Sie möglicherweise mehr ausgeben als Sie sollten.

2 | Überblick und Transparenz bei externen Mitarbeitern

Mangelnde Sichtbarkeit ist einer der Hauptgründe, warum Organisationen nicht wissen, wie hoch die genauen Kosten für externes Personal ausfallen.
Eine Studie von Ardent Partners hat ergeben, dass im Schnitt nur 38% von externen Personalressourcen vollständig erfasst sind.

3 | Compliance bei externen Arbeitskräften sicherstellen

Wenn Sie von Ihren externen Mitarbeitern nicht wissen „wer“„was“„wo“ und „wie“ erledigt, besteht die Gefahr von Fehlklassifizierungen, Scheinselbstständigkeit, Nicht-Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen oder unautorisiertem Zugang zu Ihren Systemen oder Anlagen.

4 | Qualität von externen Dienstleistungen messen und verbessern

Das übergreifende Ziel der Nutzung von externen Mitarbeitern besteht darin, die bestmöglichen Fachkräfte zu rekrutieren, einzusetzen und zu halten.
Ein VMS kann den Zeitaufwand zur Besetzung einer Position reduzieren und Ihren Zugang zu hochwertigen Talenten erweitern.

Einige Vendor Management Systeme ermöglichen Ihnen die Talente direkt aus dem VMS zu beschaffen.

5 | Betriebliche Effizienz Ihres Programms für externes Personal verbessern

Ein VMS steigert die Effizienz, indem es Ihnen ermöglicht, Beschaffungszyklen zu automatisieren, Abrechnungen zu konsolidieren und deren Genauigkeit sicherzustellen.

Zusätzlich erleichtert es die Messung und Kontrolle Ihrer Lieferantenleistungen und trägt zur Gewährleistung von Prozess- und Leistungskonsistenz bei.
Wird ein Vendor-Management-System also Ihre externen Mitarbeiter im Alleingang managen? Nicht ganz.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihr VMS optimal nutzen und die gewünschten Vorteile erzielen, ist es wichtig, das VMS mit bewährten Methoden (‘Best Practices‘) zu koppeln. Aus diesem Grund ist es wichtig, den richtigen Technologiepartner für die Anforderungen Ihres Unternehmens auszuwählen.

Den richtigen VMS Anbieter auswählen

Wenn Sie anfangen verschiedene VMS Lösungen zu vergleichen, sollten Sie sich drei grundlegende Fragen stellen:

• Welche Funktionen und Fähigkeiten bietet das VMS?
• Welche Funktionen sind Ihnen am wichtigsten?
• Welchen Service Anteil benötigen Sie, um erfolgreich zu sein?

Denken Sie bei der Wahl eines VMS daran:

1 | Es geht um Ihre individuellen Bedürfnisse.

Sie müssen erst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verstehen, um dann die Fähigkeiten und Funktionen der Anbieter bewerten zu können.

Tipp: Fragen Sie die Anbieter nach Erfahrungen mit anderen Kunden, die Ihnen ähnlich sind und ähnliche Herausforderungen hatten.

2 | Verstehen Sie das Wettbewerberfeld und konzentrieren Sie sich auf wesentliche Unterscheidungsmerkmale.

Mit anderen Worten: Was kann Ihr Technologiepartner liefern, und was unterscheidet diesen von der Konkurrenz?

3 | Erhalten Sie ausreichend Unterstützung?

Achten Sie bei der Auswahl Ihres VMS Anbieters nicht nur auf die Technologie, sondern auch auf den richtigen Partner! Ihr Programm wird in der Regel über viele Jahre laufen und Sie sollten einen Partner wählen, der neben innovativer Technologie auch einen erstklassigen Service leisten kann und Ihr Programm zusammen mit Ihnen weiterentwickelt.

VMS-Checkliste und wichtige Fragen

Nicht jede Organisation hat dieselben Bedürfnisse aber einige Punkte gehören auf jede VMS-Checkliste:

• Demonstrierte Leistung – Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Konfigurierbarkeit
• Analyse und Berichterstattung – wie verwandeln Sie Daten in Erkenntnisse?
• Fortlaufender Service – mehr als nur ein Helpdesk, sollte kollaborativ und strategisch sein
• Real-time Sichtbarkeit – sehen Sie Ihre gesamte erweiterte Belegschaft jederzeit, in Echtzeit
• Robuste Services Procurement Lösung – für die Beschaffung und Verwaltung von Statement of Work (SOW)-basierten Leistungen wie Werk- und Dienstverträge
• Datensicherheit – Sie können keine Datenschutzverletzung oder den Verlust persönlicher Informationen riskieren
• Fachkräfte direkt durch das VMS beschaffen – Talente direkt erreichen
• Globale Fähigkeiten und Erfahrungen – mit vollständiger Lokalisierung der globalen Programme
• Commitment zur Innovation – um Sie über Marktveränderungen hinweg zu begleiten
• Kundenorientierte Kultur – Ehrlichkeit, Offenheit, Kreativität und Verantwortlichkeit
• Implementierung und Integration in Ihre bestehende IT Landschaft

Hier finden Sie ein paar wichtige Fragen, die Sie einem potenziellen VMS-Anbieter stellen sollten:

• Wie schneidet der Anbieter im 2022 VMS Technology Advisor (Ardent Partners) und im 2022 Vendor Management System (VMS) PEAK Matrix® Assessment (Everest Group) ab?
• Welche Analyseplattform verwendet Ihr VMS?
• Wie umfangreich sind die Fähigkeiten zur Erstellung von Berichten?
• Kann ich meine gesamte weltweite externe Belegschaft in einer einzigen Instanz des VMS sehen
• Bietet die SOW-Lösung kundenspezifische Ausgabenarten und feste Beträge für Lieferanten?
• Kann das System die Kalkulation der anfallenden Raten (Überstunden, Tarife, Nachtzuschläge, etc.) automatisch im VMS berechnen?
• Kann ich Fachkräfte direkt durch das VMS beschaffen, unter Verwendung meines eigenen bevorzugten Talentpools?
• Was sind Ihre globalen Ressourcen und Fähigkeiten? Wie umfangreich sind Ihre technischen und Service-Ressourcen in Europa? In Asien? Anderswo?
• Haben Sie Kunden, mit denen ich über die Leistung und Zuverlässigkeit Ihrer Lösungen und Ihres Service sprechen kann?

Hoffentlich haben wir alle Grundlagen des VMS abgedeckt und Sie haben eine gute Vorstellung worauf Sie bei der Anschaffung eines VMS achten sollten.

Wenn Sie einen informellen Anruf vereinbaren möchten, um zu besprechen wie ein VMS in Ihr Unternehmen passt oder wenn Sie Fragen haben, bitte zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.