Um wettbewerbsfähig und agil zu sein, benötigt Ihr Unternehmen flexible, anpassungsfähige Arbeitskräfte, die zu Ihren Geschäftszielen beitragen können. Mit der richtigen Mischung aus Festangestellten und externen Mitarbeitern erreichen Unternehmen aller Branchen genau das.
Aber wie können Sie die ideale Kombination finden, um die richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis anzubieten?
Zunächst benötigen Sie umfassende Daten zu externen Mitarbeitern und deren Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Standort und Kosten – Sie erhalten diese Daten durch Einsatz eines Vendor Management System (VMS).
Durch Analyse dieser Daten können Ihre Personal- und Beschaffungsabteilungen anschließend die richtige Mischung aus Festangestellten und externen Mitarbeitern ermitteln.
TWO, TTM und TTA – Erläuterung gängiger Begriffe
TWO steht für Total Workforce Optimization und beschreibt das oben erwähnte Konzept eine gute Mischung aus flexiblen und festangestellten Arbeitskräften einzusetzen. TWO ist eines der beiden Elemente des TTM - Total Talent Management. Nach Angaben von Staffing Industry Analysts (SIA) ist TTM:
... ein neu entstehendes Modell des Talent- oder Arbeitskräftemanagements, das die Verwaltung von „fest angestellten“ und „externen“ Arbeitern durch ein Unternehmen umfasst. Es zielt darauf ab, die jeweilige Verwaltung von Festangestellten und externen Arbeitskräften durch die Personal- und Beschaffungsabteilungen zu integrieren.
Das zweite Element von TTM ist die Total Talent Acquisition (TTA). Traditionell konzentrierte sich die Talentakquise auf die Einstellung von Festangestellten für ein Unternehmen. Da jedoch immer mehr Unternehmen auf externe Mitarbeiter zurückgreifen, umfasst die TTA nun die Suche und Einstellung von externen Mitarbeitern UND Festangestellten.
Wie passt TWO also zu TTM und TTA? Im Wesentlichen geht es bei der TWO darum, die richtige Mischung aus internen und externen Mitarbeitern zu finden, um bestimmte Ergebnisse auf Unternehmens- und Abteilungsebene zu erzielen. Kurz gesagt, sorgt TWO für einen „Mix“ aus Festangestellten und externen Mitarbeitern.
Bilden Ihre Personal- und Beschaffungsabteilungen eine Symbiose?
In der Biologie spricht man von einer Symbiose, wenn zwei Organismen zum gegenseitigen Nutzen nahtlos nebeneinander existieren, wie z. B. Clownfische und Anemonen. Die Beziehung zwischen TTA und TWO ist ähnlich. Sie können Ihren Personalbestand nicht optimieren, wenn Sie nicht in der Lage sind, die richtigen Talente zum richtigen Zeitpunkt und zu den richtigen Kosten zu finden.
Und Sie wissen erst, welche Talente Sie akquirieren sollen, wenn Sie die optimalen Fähigkeiten von internen und externen Mitarbeitern kennen, um den richtigen „Mix“ zu finden und so die von Ihrem Unternehmen gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Bei externen Mitarbeitern gilt die gleiche Analogie für Ihre Personal- und Beschaffungsabteilungen. Auf eine betriebliche Anfrage nach einer bestimmten Fähigkeit hin erstellt die Personalabteilung ein Stellengesuch, in dem sie angibt, welche Fähigkeiten für welchen Zeitraum benötigt werden. Die Beschaffung erfolgt in der Regel über eine Personalvermittlungsagentur oder einen Anbieter, der die Arbeitskräfte sucht und akquiriert.
Das klingt einfach, es gibt jedoch Hindernisse auf dem Weg zu dieser ausgewogenen Symbiose. Personalwesen und Beschaffung sind oft voneinander abgetrennt. In globalen Unternehmen können die Abteilungen durch ganze Kontinente getrennt sein. Sie verwenden unterschiedliche Vokabeln und oft auch unterschiedliche Technologieplattformen. Diese Unterbrechung kann dazu führen, dass die falschen Fähigkeiten zur falschen Zeit zum Einsatz kommen, was insgesamt viel zu viel Geld kostet.
Folglich besteht der erste Schritt zur Optimierung Ihrer externen Workforce in der Koordinierung von Personal- und Beschaffungswesen, damit die Abteilungen symbiotisch funktionieren. Wie schaffen Sie das?
Nutzen Sie eine gemeinsame Plattform zur Optimierung Ihrer External Workforce
Eine Reihe von gezielten Technologie- und Kollaborationslösungen, wie z. B. eine speziell für Ihr Unternehmen konfigurierte Plattform für externe Arbeitskräfte, kann Ihnen dabei helfen, die Herausforderungen von getrennten Personal- und Beschaffungsabteilungen zu überwinden.
Eine solche Lösung verbindet alle Ihre Aktivitäten bei der Beschaffung externer Mitarbeiter und vereinfacht die Prozesse, während sie gleichzeitig eine bessere Sichtbarkeit Ihrer externen Arbeitskräfte bietet.
Nutzen Sie den folgenden sechsstufigen Prozess, um Ihre internen Daten in verwertbare Erkenntnisse und letztendlich in TWO umzuwandeln:
- Vereinen Sie die Daten Ihrer externen Arbeitskräfte an einem Ort: Konsolidieren Sie die Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern aus allen Plattformen in einer einzigen Datenbank, damit Sie eine klare Sichtbarkeit von deren Fähigkeiten erreichen.
- Verstehen Sie den Arbeiterstatus: Wie werden sie eingestuft, eingestellt, bezahlt und unter Vertrag genommen? Ist das Einstellungsmodell für die zu leistende Arbeit geeignet? Berücksichtigen Sie Risiken und die Einhaltung von Richtlinien.
- Weisen Sie allen Arbeitern Qualitätsbewertungen zu: Das ist bei Vollzeitmitarbeitern eine Routineaufgabe. Externe Mitarbeiter sollten da keine Ausnahme darstellen. Wer wird als gut bewertet? Wer würde erneut eingestellt werden? Wer erhält ein schlechtes Feedback?
- Führen Sie die Daten auf einer gemeinsamen Plattform zusammen: Führen Sie Datenströme aus Bewerbererfassungssystemen (ATS – Applicant Tracking System) und dem Personalabteilungssystem (HRS – Human Resources System) auf einer einzigen Plattform wie dem VMS zusammen und verwenden Sie dann einheitliche Stellenbezeichnungen und Kategorien, damit Sie Gleiches mit Gleichem vergleichen können.
- Analysieren Sie die Daten: Nutzen Sie Analysetools und KI zur Unterstützung von Optimierungsentscheidungen und Modellierung von Entscheidungsergebnissen. Würde sich zum Beispiel das Ergebnis verbessern, wenn ein externer Mitarbeiter dauerhaft eingestellt werden würde? Diese Analyse kann auch die Ergebnisse künftiger Entscheidungen verbessern.
- Werden Sie aktiv: Nutzen Sie die Daten über externe Arbeitskräfte, um Ihren Personalbestand insgesamt zu optimieren und Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Die Wahl des richtigen VMS verschafft tiefere Einblicke und unterstützt die Optimierung externer Arbeitskräfte. Nutzen Sie die Daten, um die leistungsfähigsten Personaldienstleister auszuwählen, das Risiko durch externe Arbeitskräfte effektiver zu verwalten und eine angemessene Ausgabenkontrolle sicherzustellen.
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