Sind Ihre externen Arbeitskräfte ein Unternehmensrisiko?

Heute wollen wir auf das operative und strategische Unternehmensrisiko schauen, das durch externe Arbeitskräfte entsteht – und warum Sie sich schnell über die Möglichkeiten informieren sollten, diese Risiken zu reduzieren.

Fangen wir mit ein paar Hintergrundinformationen an.

In der Vergangenheit waren Zeitarbeiter  und Freelancer nur in wenigen Branchen ein zentraler Bestandteil der gesamten Belegschaft. Dies waren zum Beispiel die Baubranche, das Gesundheitswesen , Offshore-Standorte und Sicherheitsdienste. Nun wollen Unternehmen vermehrt so flexibel wie möglich auf dynamische Veränderungen am Markt reagieren, daher hat in letzter Zeit die Bedeutung externer Arbeitskräfte in fast jeder Branche deutlich zugenommen.

In der EU beträgt der Anteil externer Mitarbeiter bereits etwa 43% . Oft sind dies Arbeitskräfte, die in Projekten eingesetzt werden, bei denen spezielle Qualifikationen benötigt werden oder in Bereichen, bei denen saisonale Schwankungen stark ausgeprägt sind. Eine Umfrage von MBO Partners  hat im Jahr 2020 ergeben, dass fast ein Drittel der Mitarbeitenden bei großen Unternehmen bereits externe Arbeitskräfte sind. Und bei 82% der Unternehmen machen hochqualifizierte Arbeitskräfte bereits mehr als die Hälfte der externen Mitarbeiter aus.

Woraus ergibt sich das operative Risiko?

Eine große Anzahl externer Arbeitskräfte zu managen bedeutet auch einen nicht zu unterschätzenden Aufwand für die Suche, die Auswahl, das Einlernen, das Offboarding, die Abrechnung und viele weitere Prozesse. Die Verantwortung für die Verwaltung von externen Arbeitskräften liegt entweder bei der Personal- oder der Beschaffungsabteilung.

Die Prozesse in der Personalabteilung sind im allgemeinen nicht für eine große Anzahl von externen Arbeitskräften ausgelegt, obwohl auch bei diesen natürlich unter Umständen Sicherheits- und Zugangsüberprüfungen sowie die Einhaltung weiterer Standardprozesse wichtig sind. Tatsächlich werden einzelne Arbeitskräfte, die über einen Vertrag mit einem Personaldienstleister angestellt werden, vielleicht niemals bei der Personalabteilung registriert, da sie indirekt im Beschaffungswesen gemanagt werden.

Ebenso konzentrieren sich Teams in der Beschaffungsabteilung auf Verträge und handeln die Stunden-, Tages- oder Wochensätze mit den Dienstleistern aus. Beschaffungssysteme sind auch nicht dafür ausgelegt, individuelle Qualifikationen von externen Arbeitskräften oder deren Personalakte zu verwalten, obwohl sie vielleicht direkt im Auftrag des Unternehmens Projekte durchführen.

Die Offshore-Ölindustrie zum Beispiel setzt auf Spezialisten, die oft kurzfristig eingeflogen werden, um sich für kurze Zeit um sehr spezielle Aufgaben zu kümmern. In den meisten Fällen ist die größte Herausforderung eine qualifizierte, ausgebildete, geschulte und fähige Person zu finden, die Kosten sind hierbei eher nebensächlich.

In diesem Beispiel ist das Compliance-Risiko offensichtlich. Wie weiß der Bohrinselbetreiber, dass jede Arbeitskraft auch alle nötigen Zugänge für die zu erledigenden Aufgaben zur Hand hat? Soll sich das Unternehmen allein auf die Akten des Dienstleisters verlassen oder werden Datensätze auch im HR-System hinterlegt?

Neben dem Betriebsrisiko, das wegen einem ungeschulten und unqualifizierter Arbeiter Millionen Barrel Öl auslaufen, sieht sich das Unternehmen nun auch mit einem zusätzlichen Compliance-Risiko konfrontiert.

Die Eingabe der Daten von externen Arbeitskräften in das HR-System kann schnell auch wie der Beginn eines Angestelltenverhältnisses aussehen. Der Onboarding-Prozess externer Arbeitskräfte, inklusive der Ausgabe von Sicherheitspässen, IT-Logins und so weiter, ist sehr ähnlich zu dem eines angestellten Mitarbeiters. Wobei bei einem Angestellten dann auch Themen wie Versicherung, Urlaub, Elternzeit und Arbeitnehmerrechte eine Rolle spielen. Das Finanzamt und andere Behörden vertreten oft den Standpunkt, dass externe Arbeitskräfte tatsächlich Angestellte sind, bis das Gegenteil bewiesen werden kann – fragen Sie nur einmal Deliveroo, Google oder Uber.

Beschäftigungsrisiko

Unternehmen, bei denen ein Drittel oder sogar die Hälfte der Belegschaft externe Arbeitskräfte sind, sehen sich einem sehr großen Beschäftigungsrisiko ausgesetzt. Das Management der gesamten Belegschaft von Festangestellten und externen Arbeitskräften auf derselben Plattform kann den Eindruck erwecken, dass jeder ein Festangestellter ist, wenn auch mit unterschiedlichen Vertragsbedingungen. Darüber hinaus könnte die EU-Richtlinie zur Regulierung der Plattformarbeit wenn sie umgesetzt wird den angenommenen Beschäftigungsstatus von Millionen von Arbeitern verändern.

Ganz praktisch kann durch den Beschäftigungsstatus ein Compliance-Risiko entstehen. Wenn externe Arbeitskräfte als Angestellte angesehen werden, dann liegt die Verantwortung für die strikte Befolgung von rechtlichen Branchenvorgaben beim Arbeitgeber, nicht beim Dienstleister, der die externen Arbeitskräfte zur Verfügung stellt.

Das stark regulierte Bankenwesen verlässt sich zum Beispiel auf eine große Anzahl von IT-Freelancern, die über Dienstleister mit langjährigen Verträgen bereitgestellt werden. Die IT-Partnerschaften zwischen Banken und Dienstleistern sind oft sehr eng, so dass die Grenze zwischen Bankangestellten und externen Arbeitskräften verschwimmt.

Sie sehen, worauf wir hinaus wollen: Wenn also eine Bank wegen Handlungen von Mitarbeitenden gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstößt, wer ist dann dafür verantwortlich? Wer in der Bank hat der externen Arbeitskraft Zugriff auf personenbezogene Daten gegeben, und wie wird dieser Zugriff gemanagt? Wenn die Grenzen zwischen Angestellten und externe Arbeitskräften verschwimmen, kann das Compliance-Risiko im Bereich der Bank liegen.

In einer stark regulierten Welt lauern konkrete Compliance-Risiken überall. Die Konsequenzen in Form von Strafzahlungen und Reputationsschäden können sich deutlich auf das Geschäft auswirken.

Bevor Ihr Unternehmen also in ein Risiko schlafwandelt, schauen Sie sich die Vorteile von Beeline, einer Lösung die speziell für die Beschaffung und Verwaltung externer Mitarbeiter entworfen wurde, an. Beeline bietet eine klare Abgrenzung zwischen Angestellten und externen Arbeitskräften und hilft so dabei, die operativen und Compliance-Risiken zu reduzieren.

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