Einer der Vorteile bei der Nutzung externer Arbeitskräfte besteht darin, dass sie Ihren Personalaufwand reduzieren können. Dadurch können Unternehmen flexibler sein und ihre Ressourcen auf Schlüsselprojekte und Geschäftsfunktionen konzentrieren – anders als bei einer rein festangestellten Belegschaft. Bei externen Mitarbeitern gibt es jedoch eine Reihe versteckter, oft nicht erfasster Kosten (in verschiedenen Formen), die eskalieren können, wenn sie nicht verwaltet werden.
Externe Mitarbeiter: eine Möglichkeit zur Kosteneinsparung
Externe Mitarbeiter können für Unternehmen einen erheblichen Mehrwert liefern. Das bedeutet, dass Unternehmen auf Fachkräfte zugreifen können, die sie brauchen, und nur dann für sie bezahlen, wenn sie benötigt werden.
Als Teil einer globalen Talentstrategie sind die potenziellen Kosteneinsparungen durch externe Arbeitskräfte offensichtlich. Neben einer Reduzierung der Gesamtkosten kann der Einsatz von externen Mitarbeitern mit speziellen Fähigkeiten und Fachwissen zu erheblichen Produktivitätssteigerungen führen und den Projektfortschritt beschleunigen.
Um die Vorteile durch diese Arbeiter zu maximieren, müssen sowohl die Sachkosten als auch die versteckten Kosten erfasst werden.
Die mit externen Arbeitskräften verbundenen Sachkosten
Die sichtbarsten Kosten im Zusammenhang mit externen Arbeitskräften sind Lohnkosten. Unternehmen müssen immer komplexere Abrechnungssätze von Anbietern verwalten, die oft viele Variablen enthalten. Während diese Kosten sichtbar sind, gibt es aber auch eine Reihe von versteckten Kosten, die mit externen Arbeitskräften verbunden sind.
Um die Gesamtkosten eines Programms zur Verwaltung externer Mitarbeiter zu verstehen, müssen Sie einige der komplexeren, weniger sichtbaren Elemente berücksichtigen.
Versteckte Kosten durch externe Arbeitskräfte
- Abrechnungsfehler: Sind Sie sicher, dass Sie die richtigen Gebühren verwenden, oder berechnen Ihnen Ihre Anbieter zu viel? Mithilfe von Tools wie trueRATE in einem Vendor Management System (VMS) wie Beeline können Sie schnell die tatsächlichen Abrechnungssätze ermitteln.
- Verwaltung von Beschäftigungsdauer: Arbeiter, die länger als notwendig unter Vertrag genommen werden, kosten Ihr Unternehmen möglicherweise mehr als nötig.
- Missmanagement bei Leistungsbeschreibungen: Erfassen Sie die wichtigsten Projektmeilensteine und passen Sie die Zusammensetzung Ihrer Arbeitskräfte entsprechend an? Nutzen Sie diese Projektmeilensteine zu Abrechnungszwecken?
- Verwaltung der Kündigungsfristen: Werden Sie von externen Mitarbeitern frühzeitig über Kündigungen informiert?
- Zeit zum Besetzen von Positionen: Wenn Ihnen wichtige Fachkräfte fehlen, wenn Sie sie am dringendsten benötigen, welche Auswirkungen hat das auf Ihre Projekte/auf Ihr Unternehmen?
- Vergleich von Raten: Welche Anbieter berechnen Ihnen am meisten? Können Sie auf diese Weise mit anderen Anbietern bessere Preise aushandeln?
- Zugangsverwaltung: Wie lange dauert es, bis externen Mitarbeitern Zugang zu wichtigen Anlagen und Systemen gewährt wird? Verursacht diese Belastung zusätzliche Kosten in anderen Bereichen des Unternehmens?
- Einhaltung von Richtlinien und Steuerrecht: Erfüllen Sie alle relevanten arbeits- und steuerrechtlichen Vorschriften der Länder, in denen Sie tätig sind?
Es wird Zeit, die Kontrolle zu übernehmen
Viele Unternehmen verfügen nur über eine sehr geringe Sichtbarkeit Ihrer externen Belegschaft. Einige können nicht erkennen, wie viel ihr Unternehmen tatsächlich für externe Mitarbeiter und deren Verwaltung ausgibt.
Angesichts dieser Herausforderungen vereinfacht ein Vendor Management System (VMS) die Verfolgung, Visualisierung und Nutzung aller Daten, die durch Ihre externen Arbeitskräfte generiert werden. So kann Ihr Unternehmen sämtliche Ausgaben im Griff behalten. Es ist an der Zeit, dass Arbeitgeber die Kontrolle übernehmen und das Beste aus ihrem Pool an externen Fachkräften herausholen.
Ein Vendor Management System identifiziert alle externen Mitarbeiter, die von Ihrem Unternehmen beschäftigt werden, und hilft einen Plan zur Einhaltung von Richtlinien zu erstellen.
Die Software stellt auch fest, ob Ihr Unternehmen die externen Arbeitskräfte effizient einsetzt. Jede Aufgabe, die von einer externen Fachkraft ausgeführt werden soll, wird dahingehend geprüft, ob es eine bessere, kostengünstigere Möglichkeit gibt, diese Rolle zu besetzen.
Ein VMS hilft Ihnen bei der Erstellung eines Plans zur Durchsetzung dieser Änderungen und stellt sicher, dass die Geschäftskontinuität bei jedem Schritt gewährleistet ist. Die Zusammensetzung der globalen Belegschaft ändert sich. Unternehmen die sich nicht anpassen, werden hinter Mitbewerbern zurückbleiben.
Ein VMS kann den Einsatz von externen Fachkräften erfassen, verfolgen und steuern, um sicherzustellen, dass Sie von diesen flexiblen Ressourcen profitieren. Um mehr darüber zu erfahren, was ein Vendor Management System für Ihr Unternehmen leisten kann, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter.
