Wie passen P2P, HRIS und VMS zusammen?

Heute geht es darum, wie die Prozesse für Purchase-to-Pay (P2P), Human Resources Information Systeme (HRIS) und ein Vendor Management System (VMS) zusammenpassen.

Lassen Sie uns das Knäuel entwirren.

Wenn Sie in der Beschaffungsabteilung arbeiten, werden Sie sich mit P2P-Systemen sehr gut auskennen. P2P-Lösungen bieten ausgereifte, leistungsfähige und robuste Funktionen für das effiziente Management von Zulieferverträgen, direkten Kosten, indirekten Kosten, Finanzzahlen und weiteren Details.

Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, ist ein HRIS Ihre zentrale Lösung. Ob nun als Teil eines umfassenden ERP-Systems oder als separate Anwendung, ein modernes HRIS deckt alle Bereiche des Personalmanagements ab, von Stellenanzeigen für Neueinstellungen bis zur Verabschiedung von Rentnern.

Was ist ein VMS und wie passt es in die Systemlandschaft?

Große Unternehmen setzen oft in großem Maße auf externe Arbeitskräfte, typischerweise Selbstständige oder Zeitarbeiter, die von Personaldienstleistern gestellt werden. Diese externen Arbeitskräfte, inklusive temporärer Aushilfen, Berater, Freelancer und ausgelagerten Dienstleistern, stellen einen deutlich größeren Anteil an der gesamten Belegschaft dar, als viele Leute denken.

Tatsächlich werden etwa 49% aller Aufgaben in den meisten Unternehmen von Nicht-Festangestellten erledigt. Und bei 82% der Unternehmen sind mehr als die Hälfte dieser externen Mitarbeiter hochqualifizierte Fachkräfte.

Für festangestellte Vollzeitmitarbeiter bietet ein HRIS umfassende Funktionen für alle Prozesse, wie zum Beispiel Schulungen, Zertifizierungen, Urlaub, Versicherung, Position im Organigramm, Elternzeit und viele mehr. Wenn es eine offene Stelle für einen qualifizierten Experten gibt, kann die Personalabteilung nach internen und externen Kandidaten suchen, nach den besten Kandidaten filtern und dann Onboarding-Workflows aufsetzen.

Externe Arbeitskräfte und Zeitarbeiter fallen jedoch zum Großteil nicht in den Bereich eines HRIS. Stattdessen arbeiten einzelne Fachabteilungen im Unternehmen auf Basis von bestehenden Vereinbarungen mit Dienstleistern zusammen, die dann Personal für spezielle Aufgaben bereitstellen. Die Sätze sind dabei fix und vorab mit der Beschaffungsabteilung abgestimmt. Jede Woche oder jeden Monat schickt der Personaldienstleister dann eine Rechnung an das Unternehmen, die vom Abteilungsleiter und der Beschaffungsabteilung geprüft und freigegeben wird.

Aufgrund dieser beiden grundverschiedenen Ansätze kann es schwierig sein, Fragen über die Mitarbeitenden zu beantworten. Wie können Sie herausfinden, wie viele externen Arbeitskräfte insgesamt im Unternehmen beschäftigt sind, wer sie genau sind und welche Abteilung oder welches Team sie beauftragt hat? Wie ist das Verhältnis von externen Arbeitskräften zu Festangestellten? Wäre ein anderes Verhältnis vielleicht effizienter für den Geschäftsbetrieb?

Wenn Sie in der Beschaffungsabteilung arbeiten, können Sie mit Sicherheit die Kosten analysieren, vielleicht auch die Anzahl der Arbeitskräfte abfragen und möglicherweise herausfinden, welche Abteilung den Dienstleister beauftragt hat. In den meisten Fällen gibt es aber keine zentrale Auswertung, da jede Abteilung die eigenen Daten in unterschiedlichen Systemen und Tabellen verwaltet.

Zusätzlich ist es oft genauso unklar dokumentiert, was die externen Arbeitskräfte genau machen und zu welchen Vertragsbedingungen sie arbeiten. Für viele Unternehmen stellt diese geringe Transparenz ein substanzielles finanzielles und betriebliches Risiko dar.

Die Personalabteilung ist hier im Regelfall in einer ähnlichen Situation, ohne Einblicke in die externen Arbeitskräfte von Personaldienstleistern, da diese Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen im Beschaffungswesen angesiedelt ist und keine Beziehung zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitenden besteht. Andere externe Arbeitskräfte, die direkt beauftragt werden, wie zum Beispiel IT-Freelancer, die mit bestehenden Teams zusammenarbeiten, werden auch nicht immer im HRIS registriert, da dies primär für die festangestellten Mitarbeitenden gedacht ist. Also sind alle Auswertungen immer unvollständig.

Prozesslücken aufzeigen

Ohne Frage sind HRIS und Beschaffungssysteme für ihre Aufgaben hervorragend geeignet. Fragen zu externen Arbeitskräften können jedoch große Prozesslücken aufzeigen.

Externe Arbeitskräfte sind oft zum Beispiel nur zum Teil im HRIS angelegt, so dass das Sicherheitsteam sie mit Zugangsausweisen ausstatten kann, oder sie ins Mitarbeiterverzeichnis eingetragen werden können, das von der IT, der Buchhaltung und dem Management genutzt wird. Als Nicht-Festangestellte werden sie jedoch möglicherweise nicht in den standardisierten Offboarding-Prozess eingebunden. In einem Fall haben wir in einem Unternehmen mehr als 15.000 Mitarbeiter-Identitäten vorgefunden, die sich über Jahre angesammelt haben und die nie aus dem System gelöscht wurden – ein signifikantes Risiko für Sicherheit und Compliance.

Ebenso müssen in regulierten Branchen viele Mitarbeitende bestimmte Qualifikationen haben und diese auch nachweisen können. Für Festangestellte werden Zertifikate und Schulungen im HRIS erfasst und verwaltet, dagegen sind die Prozesse für externe Arbeitskräfte oft nicht klar definiert. Zeitarbeiter, die über einen Vertrag mit einem Personaldienstleister kommen, werden von den standardisierten Prüfprozessen im HRIS vielleicht nicht erfasst, was zu unerkannten Lücken in der Compliance führen kann.

Konsolidierte Einblicke

Ein Vendor Management System überbrückt diese Prozesslücken zwischen HRIS und Beschaffungssystemen. Ein VMS schafft vollständige Transparenz und Sichtbarkeit in Bezug darauf, wer an welchem Standort und für welche Abteilung wie lange arbeitet – samt Nachverfolgbarkeit von Zertifizierungen.

Zusätzlich ermöglicht ein VMS Kostenmanagement für Zeitarbeiter wie auch Freelancer, so bekommt die Beschaffungsabteilung konsolidierte Auswertungen, mit denen sie besser günstigere Vertragsbedingungen aushandeln kann. Im Hinblick darauf, dass externe Arbeitskräfte vielleicht 20-50% der gesamten Belegschaft darstellen, können Unternehmen mit VMS-Lösungen indirekte Kosten in Höhe von 5-8% einsparen.

Im Alltag kann die Integration von VMS-Daten mit HRIS und Beschaffungssystemen betriebliche Prozesse verbessern. In vielen Personal- und Beschaffungsabteilungen verbringen Manager viel Zeit damit, Daten von einem System in ein anderes oder eine Tabelle zu kopieren, um so zu versuchen, einheitliche Daten und Reports zu erstellen. Mit einem VMS bekommen Leiter in der Beschaffungsabteilung einen kompletten Überblick über die Ausgaben und die Personalabteilung bekommt umfassende Einblicke in die Personalausstattung, inklusive unterschiedlicher Beschäftigungstypen, basierend auf gemeinsamen, standardisierten und überprüften Daten.

Unternehmen, die sich nur auf eine Kombination aus HRIS und Beschaffungssystemen verlassen, übersehen möglicherweise eine große Anzahl an Mitarbeitenden, die alle zentral für den Erfolg des Unternehmens sind, trotzdem aber nur unzureichend gemanagt werden. Ein VMS bietet Prozesse und Werkzeuge zur Optimierung der Vorteile aus der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern und kann wichtige Managementinformationen für die Personal- und die Beschaffungsabteilungen liefern.

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